Ochrana údajov informácie pre obchodného partnera

podľa čl. 13 GDPR Rübig GmbH & Co KG

Od 25. mája 2018 je priamo uplatniteľné Všeobecné nariadenie EÚ o ochrane údajov („GDPR“) a v platnosti je aj rakúsky Zákon o ochrane údajov („DSG“). Od vstupu tohto nariadenia do platnosti súvisia aj rozšírené informačné povinnosti. Preto by sme vás my, ako spoločnosť Rübig GmbH & Co KG, Schafwiesenstraße 56, A-4600 Wels (teda zodpovedná osoba podľa GDPR), chceli informovať o spracovaní údajov, ktoré vykonávame, pokiaľ ide o údaje našich obchodných partnerov.

V rámci nášho obchodného vzťahu je nevyhnutné, aby sa spracúvali osobné údaje o obchodných partneroch (t. j. zákazníkoch, dodávateľoch, zainteresovaných stranách a ďalších obchodných partneroch). Tieto údaje používame v súlade so Všeobecným nariadením EÚ o ochrane údajov (GDPR) na nasledujúce účely:

V rámci spolupráce s obchodnými partnermi (t. j. zákazníkmi, dodávateľmi a inými obchodnými partnermi) spracúvame osobné údaje na tieto účely:

• Komunikáciu s obchodnými partnermi o našich produktoch, službách a projektoch, napríklad na spracovanie otázok od obchodného partnera a pre obchodných partnerov.
• Nadväzovanie, správu, ako aj rozvoj obchodných vzťahov medzi nami a obchodnými partnermi, napríklad na spracovanie objednávok výrobkov a služieb, ako aj na vyžiadanie alebo vyrovnanie platieb.
• Implementáciu správneho účtovníctva a nákladového účtovníctva.
•  Vykonávanie úverových kontrol.

V tejto súvislosti spracúvame nasledujúce údaje:

• Pracovné kontaktné informácie, ako sú meno, pracovná kontaktná adresa, pracovné telefónne číslo a e-mailová adresa;
• Platobné údaje, napríklad informácie potrebné na spracovanie platobných transakcií;
• Ďalšie osobné údaje, ktorých spracovanie je nevyhnutné na začatie, spracovanie a správu (zmluvných) obchodných vzťahov a udržiavanie obchodných vzťahov alebo ktoré sa poskytujú dobrovoľne, ako napríklad objednávky, podrobnosti objednávky, dotazy, uskutočnené objednávky alebo podrobnosti projektov, korešpondencia a iné údaje o spolupráci.

Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na dosiahnutie vyššie uvedených účelov, vrátane plnenia zmluvného vzťahu alebo predzmluvnej činnosti zo strany obchodného partnera.

Právnym základom pre spracúvanie údajov je článok 6 ods. 1 písm. a (ak bol udelený súhlas) alebo článok 6 ods. 1 písm. b a f GDPR:

• Spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonávanie predzmluvných opatrení;
• Spracovanie je nevyhnutné na zabezpečenie oprávnených záujmov zodpovednej osoby alebo tretej strany.

V rámci zákonného povolenia a pokiaľ je to nevyhnutné na splnenie zmluvy, budú osobné údaje zasielané za vyššie uvedenými účelmi iným spoločnostiam skupiny alebo súdom, úradom, právnickým kanceláriám alebo iným obchodným partnerom (napríklad prepravným alebo logistickým partnerom pri realizácii a spracovaní objednávok).

Ďalej poverujeme spracovateľov (poskytovateľov služieb) spracúvaním osobných údajov (napríklad ako súčasť zmluvy o IT podpore). Títo spracovatelia sú zmluvne zaviazaní dodržiavať nariadenia o ochrane údajov.

Popísaní príjemcovia sa môžu nachádzať v krajinách mimo Európskej únie („tretie krajiny“), v ktorých príslušné právne predpisy nezaručujú rovnakú úroveň ochrany údajov ako v rámci EÚ. V takom prípade sa prevod uskutoční v súlade s právnymi požiadavkami, iba ak existuje rozhodnutie Európskej komisie o zodpovedajúcej ochrane pre tretiu krajinu, s príjemcom boli dohodnuté príslušné záruky, príjemca sa zúčastňuje schváleného certifikačného systému, existujú záväzné interné nariadenia o ochrane údajov v súlade s článkom 47 Všeobecného nariadenia o ochrane údajov alebo ak existuje výnimka v súlade s článkom 49 Všeobecného nariadenia o ochrane údajov.

V rámci starostlivosti o zákazníka a marketingových opatrení používame osobné údaje na začatie obchodovania so zainteresovanými stranami alebo existujúcimi zákazníkmi, pokiaľ ide o naše vlastné ponuky dodávok alebo služieb.

Marketing zahŕňa správu vzťahov so zákazníkmi, prípravu a posielanie listov zákazníkom a potenciálnym zákazníkom, ako sú informačné vestníky, organizáciu podujatí a implementáciu ďalších reklamných kampaní.

V tejto súvislosti spracúvame nasledujúce údaje:

• Pracovné kontaktné informácie, ako sú meno, pracovná kontaktná adresa, pracovné telefónne číslo a e-mailová adresa;
• Údaje o realizovaných objednávkach a zákazkách;
• Informácie zhromaždené z verejne dostupných zdrojov, informačných databáz alebo úverových registrov.

K prenosu údajov tretím stranám nedochádza. Rovnako poverujeme spracovateľov (poskytovateľov služieb) spracovaním osobných údajov. Títo spracovatelia sú zmluvne zaviazaní dodržiavať nariadenia o ochrane údajov.

Údaje sa budú uchovávať do konca tretieho roku po poslednom kontakte s nami.

Organizujeme semináre / školenia na rôzne témy pre zamestnancov našich zákazníkov alebo záujemcov buď v našom sídle alebo u zákazníka / záujemcu. Pri organizácii takýchto podujatí ďalšieho vzdelávania sa vedú zoznamy účastníkov a účastníkom sa vydávajú osvedčenia a potvrdenia o účasti.

V tejto súvislosti spracúvame nasledujúce údaje:

• Pracovné kontaktné informácie, ako sú meno, pracovná kontaktná adresa, pracovné telefónne číslo a e-mailová adresa;
• Pridružená spoločnosť a funkcia v spoločnosti;
• Údaje o absolvovaných seminároch a školeniach vrátane certifikátov a osvedčení o školení.

Certifikáty a informácie o účastníkoch školení sa odovzdávajú piamo klientovi v rámci plnenia zmluvy v súlade s článkom 6 ods. 1 písm. b GDPR.

Údaje o účastníkoch budú vymazané 3 roky po ukončení školenia. Ak musia byť údaje uložené na účely zúčtovania služieb zodpovednej osoby v súlade s daňovými a / alebo obchodnoprávnymi požiadavkami, budú vymazané až po uplynutí týchto lehôt.

Ak dôjde k súdnemu alebo mimosúdnemu sporu v súvislosti s návštevou u nás, alebo ak všeobecný súd alebo správny orgán požiada vedenie spoločnosti o zverejnenie osobných údajov návštevníkov, budú osobné údaje potrebné na príslušné právne stíhanie zaslané právnikom, súdom a postúpené orgánom a v každom prípade uchované po dobu príslušného súdneho stíhania.

Ak vo vyššie uvedenom opise jednotlivých činností spracúvania alebo v priebehu zhromažďovania údajov (napr. v rámci Vyhlásenia o súhlase) nie je uvedená doba výslovného uloženia, osobné údaje budú vymazané, pokiaľ už nie sú potrebné na splnenie účelu skladovania a žiadne zákonné požiadavky na uchovávanie údajov (napr. povinnosti uchovávania údajov podľa obchodného a daňového práva) alebo uplatnenie právnych nárokov nebránia ich vymazaniu.

Máte právo

• požadovať potvrdenie, či sú nami spracovávané osobné údaje, a právo na informácie o týchto údajoch.
• okamžite požadovať opravu nesprávnych údajov, ktoré sa vás týkajú, a / alebo doplnenie neúplných osobných údajov.
• na vymazanie vašich osobných údajov.
• obmedziť spracovanie.
• na prenos údajov.
• namietať proti spracovaniu údajov. Ak sú vaše údaje spracúvané na základe vášho súhlasu, máte právo svoj súhlas kedykoľvek odvolať bez toho, aby bola dotknutá zákonnosť spracúvania vykonávaného na základe súhlasu až do jeho odvolania

S cieľom zabezpečiť efektívnu odpoveď na tieto obavy vás žiadame, aby ste nás kontaktovali na adrese datenschutz[at]rubig[dot]com , pričom vás vždy požiadame o predloženie dokladu o svojej totožnosti, napríklad zaslaním elektronickej kópie vášho občianskeho preukazu.

Ďalej máte právo podať sťažnosť na Rakúskom úrade pre ochranu údajov, Barichgasse 40-42, 1030 Viedeň, dsb[at]dsb.gv[dot]at.